Impressum

Collegium sub auspiciis prasidentis promotorum: Verein für die Organisation und den Zusammenschluss von „sub auspiciis“ Absolventen

Gemeinnütziger Verein

ZVR: 547239888
Boltzmanngasse 20, A-1090 Wien
verein@collegiumsubauspiciis.at

Vorstand: Dr. Martin Wrulich (Obmann), Dr. Thomas Reinbacher (Kassier), Dr. Andreas Thöni (Schriftführer), Dr. Johannes Kofler, Dr. Peter Pulm, Sabine Steiner, BSc. und Dr. Roman Wörner

Datenschutz

Die Website www.collegiumsubauspiciis.at wird vom Verein „Collegium sub auspiciis“ betrieben.

Diese Hinweise zum Datenschutz informieren Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Website www.collegiumsubauspiciis.at und dem Verein an sich, sollten Sie Mitglied werden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der Verein „Collegium sub auspiciis“

2. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie beispielsweise Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihre Postanschrift oder die IP-Adresse Ihres Rechners.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Soweit Sie Kontakt- oder Anmeldeformulare ausfüllen oder Einwilligungen erteilen, verarbeiten wir die von Ihnen hierbei angegebenen personenbezogenen Daten, insbesondere Daten im Sinne von Ziffer 2.

Es werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben, die für die Mitgliederverwaltung, Mitgliederbetreuung und Erfüllung des Vereinszwecks erforderlich sind, oder die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben.

4. Wann verarbeiten wir Ihre Daten?

4.1 Abschluss von Verträgen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen bei der Anmeldung zum Verein und bei der laufenden Verwaltung unserer Mitglieder.

Soweit in den folgenden Regelungen nichts anderes angegeben ist, ist die Rechtsgrundlage für die hiermit verbundene Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung).

4.2 Betrieb der Website

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen andererseits, um Ihnen Kontaktmöglichkeiten und einen Mitgliederbereich auf der Website anzubieten.

Soweit in den folgenden Regelungen nichts anderes angegeben ist, ist die Rechtsgrundlage für die hiermit verbundene Datenverarbeitung jeweils Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung).

5. Zwecke der Datenverarbeitung

5.1 Mitgliederanmeldung / Mitgliederbereich der Website

Für die Anmeldung zum Verein benötigen Sie mehrere Daten: Ansprache, Titel, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Adresse, Stadt, PLZ, Land, Geburtsdatum, Telefon, Universität der Promotion, Promotionsjahr und die Einwilligung inkl. der Verarbeitungsbestimmungen. Bei der digitalen Anmeldung wird zusätzlich die IP-Adresse der Registrierung gespeichert.

Im Zuge dieser Anmeldung werden auch weitere Daten erhoben, um eine Anmeldung im Mitgliederbereich der Website zu ermöglichen: Benutzername, Passwort. Zur Administration der Anmeldungen werden dazu auch weitere Datenpunkte gespeichert: Benutzerstatus, Sitzung inkl. Sitzungsstart und -ende.

Nach erfolgreicher Registrierung wird eine E-Mail über die Anmeldung generiert. Der Zugriff auf den Mitgliederbereich ist erst nach Prüfung des Mitgliedsgesuches, Einzahlung des Mitgliedsbeitrages und anschließender Freischaltung möglich.

Mittels der Funktion „Angemeldet bleiben“ werden sog. persistente Cookies auf dem Endgerät des Nutzers abgelegt, welche dazu dienen, dass sich der Nutzer bei darauffolgenden Besuchen auf unserer Website nicht erneut anmelden muss. Weitere Cookies dienen der Identifizierung einer Abmeldung. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Wenn Sie dies nicht wünschen, so können Sie Ihren Browser so einrichten, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

Die Löschung des Mitgliederkontos auf der Website kann jederzeit durch eine E-Mail an verein@collegiumsubauspiciis.at erfolgen.

Rechtsgrundlagen für die vorstehenden Datenverarbeitungen sind Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung zur Durchführung und Abwicklung von Verträgen) bzw. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung, um eine entsprechende Vereinsvernetzung zu fördern/ermöglichen).

5.2 Mitgliederverwaltung

Für die Administration der Zahlungen und des Status im Verein werden die Daten der Homepage (siehe 5.1) in eine Mitgliederverwaltung exportiert. In dieser werden für die entsprechende Führung des Mitgliederverzeichnisses noch folgende Datenpunkte ergänzt: Einzahlungsdaten (Überweisungen), Eintritt, Austritt, Status.

Rechtsgrundlage für die hiermit verbundene Datenverarbeitung ist jeweils Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung).

5.3 Mitgliederliste

Zur Förderung der Vernetzung der Mitglieder ist im Mitgliederbereich der Website nach Login eine Liste aller Mitglieder mit folgenden Attributen einsehbar: Name, Promotionsjahr, Universität der Promotion. Entsprechende Datenpunkte sind generell öffentlich bekannt und im Internet auch an anderen Punkten einsehbar – lediglich die damit implizierte Mitgliedschaft im Verein nicht.

Die Löschung der Anzeige in dieser Liste kann jederzeit durch eine E-Mail an verein@collegiumsubauspiciis.at erfolgen.

Rechtsgrundlage für die hiermit verbundene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung, um eine entsprechende Vereinsvernetzung zu fördern/ermöglich).

5.4 Mentoring

Im Mitgliederbereich der Webseite werden darüber hinaus Kurzprofile jener Personen angezeigt, das das Mentoring Programm des Vereins als Mentor unterstützen. Für diesen Personenkreis werden zusätzlich die folgenden Daten erhoben: Profilbild, Studienstationen (von, bis, Universität, Studienrichtung), Karrierestationen (von, bis, Organisation, Rolle) und Anforderungen/Wünsche an potenzielle Mentees. Eine Publikation der entsprechenden Daten erfolgt nur nach Rücksprache und Einwilligung des jeweiligen Mentors.

Rechtsgrundlage für die hiermit verbundene Datenverarbeitung ist ebenso Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung, zum Zwecke der Ermöglichung der Vereinsziele) sowie Art 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung).

5.5 Kontaktformular

Zur Aufnahme des Kontakts mit dem Verein wird auf der Website ein Kontaktformular angeboten – dies dient der Generierung einer E-Mail und ist äquivalent mit dem Senden derselben Datenpunkte an verein@collegiumsubauspiciis.at. Die dabei gesammelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Betreff, Nachricht, Dateneinwilligung) werden ausschließlich für die entsprechende Beantwortung einer Anfrage gespeichert.

Rechtsgrundlage für die hiermit verbundene Datenverarbeitung ist ebenso Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung, zum Zwecke der Beantwortung von Anfragen) sowie Art 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung).

5.6 Newsletter

Wir bieten unseren Vereinsmitgliedern und interessierten Sub Auspiciis Absolventen einen Newsletter an. Die Anmeldung zum Newsletter erfolgt durch die Vereinsanmeldung bzw. durch eine entsprechende Eintragung in eine bei einer Veranstaltung aufliegende Liste oder über Rückmeldung an den Verein über einen anderen Kanal. Die dafür in einem Mailing-Tool hinterlegten Datenpunkte sind Name und E-Mail-Adresse.

Eine entsprechende Abmeldung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen über einen in jeden Newsletter integrierten Abmelden-Link oder eine Email an verein@collegiumsubauspiciis.at erfolgen.

Rechtsgrundlage für die hiermit verbundene Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung, zum Zwecke der Vernetzung im Verein / Mitgliederkommunikation) sowie Art 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung).

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist, bzw. wie es die vom Gesetzgeber vorgegeben Aufbewahrungsfristen vorsehen. Für vertragsbegründete Daten sind dies Vertragsdauer + 7 Jahre (Bundesabgabenordnung). Bei Verarbeitungszwecken, bei denen eine Mitgliedschaft vorausgesetzt wird ist die entsprechende Mitgliedschaftsdauer begrenzt.

7. Datensicherheit

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch entsprechende organisatorische und technische Vorkehrungen. Diese Vorkehrungen betreffen insbesondere den Schutz vor unerlaubtem, rechtswidrigem oder auch zufälligem Zugriff, Verarbeitung, Verlust, Verwendung und Manipulation.

Ungeachtet der Bemühungen der Einhaltung eines stets angemessen hohen Standes der Sorgfaltsanforderungen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Informationen, die Sie uns über das Internet bekannt geben, von anderen Personen eingesehen und genutzt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir daher keine wie immer geartete Haftung für die Offenlegung von Informationen aufgrund nicht von uns verursachter Fehler bei der Datenübertragung und/oder unautorisiertem Zugriff durch Dritte übernehmen (z. B. Hackangriff auf Email-Account bzw. Telefon, Abfangen von Faxen u. a.).

8. Empfänger Ihrer Daten

Ihre Daten werden an keine weiteren Organisationen oder Vereine weitergegeben.

9. Ihre Rechte und Pflichten

Als Betroffener haben Sie hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten folgende Rechte:

• Das Recht Auskunft darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art 15 DSGVO);
• Das Recht unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten oder deren Vervollständigung zu verlangen (Art 16 DSGVO);
• Das Recht zu verlangen, dass die personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern die in Art 17 DSGVO genannten Voraussetzungen erfüllt sind;
• Das Recht zu verlangen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, sofern die in Art 18 DSGVO genannten Voraussetzungen erfüllt sind;
• Das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern die in Art 20 DSGVO genannten Voraussetzungen erfüllt sind;
• Das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, wenn die in Art 21 DSGVO genannten Gründe erfüllt sind.

Sie haben ferner das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Aufsichtsbehörde ist die Österreichische Datenschutzbehörde Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0 E-Mail: dsb@dsb.gv.at

Insoweit sich Änderungen Ihrer persönlichen Daten ergeben, haben Sie diese mitzuteilen.

10. Fragen

Mit allgemeinen Fragen oder Anregungen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte per Post unter der oben genannten Adresse oder per Email an verein@collegiumsubauspiciis.at an unseren Datenschutzbeauftragten.

 

Stand Mai 2018.